প্রাতিষ্ঠানিক বিষয়াদি সম্পর্কে দু’জন অফিস কর্মকর্তা অথবা দুটি অফিস অথবা দুটি বিভাগ বা শাখার মধ্যে যে পত্রের আদান-প্রদান করা হয় তাকে প্রাতিষ্ঠানিক পত্র বলা হয়।
প্রাতিষ্ঠানিক পত্র রচনা করার মুখ্য উদ্দেশ্য হল প্রতিষ্ঠান সম্পর্কিত খবরা-খবর আদান-প্রদান করা। উল্লেখ্য প্রাতিষ্ঠানিক পত্র বলতে কেবলমাত্র সরকারি প্রতিষ্ঠানের পত্রকে বুঝানো হবে না, এক্ষেত্রে সরকারি, আধা সরকারি, বেসরকারি ও স্বায়ত্বশাসিত প্রতিষ্ঠান ইত্যাদি পত্রকেও বুঝানো হয়। যেমন সরকারি প্রতিষ্ঠানের পদোন্নতি প্রথা জানতে চেয়ে সরকারি প্রধানের চিঠি একটি প্রাতিষ্ঠানিক পত্র।
প্রাতিষ্ঠানিক পত্রের বৈশিষ্ট্য
১) সুনির্দিষ্ট কাঠামো অনুসরণ করে প্রাতিষ্ঠানিক পত্র রচনা করা হয়।
২) এই জাতীয় পত্রে ব্যক্তিগত কথা বার্তা, আবেগ-অনুভূতিজনিত ভাষা ব্যবহার করা হয় না।
৩) সম্পূর্ণ প্রাতিষ্ঠানিক আদব-কায়দা, রীতিনীতি ও আইনকানুন যথাযথভাবে পালন করে এই জাতীয় পত্র রচনা করা হয়।
৪) প্রাতিষ্ঠানিক পত্র এক প্রস্থে রচিত হলেও এর অনুলিপি তৈরি করা যায়।
৫) প্রাতিষ্ঠানিক পত্র অহেতুক অপ্রয়োজনীয় এবং অপ্রাসঙ্গিক কথাবার্তা ব্যবহার করে দীর্ঘায়িত করা যায় না।
৬) এই জাতীয় পত্রের আইনগত ভিত্তি অন্যান্য পত্র হতে মজবুত।
৭) প্রাতিষ্ঠানিক পত্রের সার্বজনীন সত্তা রয়েছে, যার ফলে পত্রের প্রাপক ও প্রেরক অনুপস্থিতিতে এর গুরুত্ব হ্রাস পায় না।
৮) পত্র প্রাপকের মর্যাদা অনুযায়ী প্রাতিষ্ঠানিক পত্রে সম্ভোধন ও বিদায়ভাষণ লিখতে হয়।
শেষ কথা:
আশা করি আপনাদের এই আর্টিকেলটি পছন্দ হয়েছে। আমি সর্বদা চেষ্টা করি যেন আপনারা সঠিক তথ্যটি খুজে পান। যদি আপনাদের এই “প্রাতিষ্ঠানিক পত্র কাকে বলে?” আর্টিকেল পছন্দ হয়ে থাকে, তাহলে অবশ্যই ৫ স্টার রেটিং দিবেন।
