প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার নিয়ম
ই-মেইল কি?
ইমেইল (E-Mail or Electronoic Mail) হচ্ছে তথ্য আদান-প্রদানের বর্তমান ইলেক্ট্রনিক বার্তা। এটির জন্য প্রয়োজন হয় একটি মোবাইল অথবা কম্পিউটার এবং ইন্টারনেট সংযোগ। আমাদের দৈনন্দিন বিভিন্ন যোগাযোগের প্রয়োজনে ইমেইল সর্বাধিক ব্যবহার হয়ে থাকে।
একটা সময় চিঠির মাধ্যমে মানুষ বার্তা আদান প্রদান করত। এতে অনেকটা সময় ব্যয় হত।কিন্তু আধুনিক যুগে মানুষ যোগাযোগ এবং তথ্য বিনিময় করতে ইমেইল করে থাকে। ফলে এটি সময় বাঁচায় এবং দ্রুত তথ্য আদান প্রদান করতে ভূমিকা রাখে।
ইমেইলের বিভিন্ন ব্যবহার হয়ে থাকে। কেউ স্বাভাবিক কথাবার্তার জন্য ইমেইল ব্যবহার করেন, যেটিকে ইনফরমাল ইমেইল কমিউনিকেশন বলে। আবার অনেকেই আছে, যারা বিভিন্ন কোম্পানীর উদ্ধতন কর্মকর্তা অথবা বিদেশি ক্লায়েন্টদের সাথে বার্তা বিনিময় করতে ইমেইল করে। ফরমাল বা আনুষ্ঠানিক ইমেইল ব্যবহার করার ক্ষেত্রে কিছু নির্দিষ্ট নিয়ম কানুন মেনে চলতে হয়। সেই নিয়ম কানুন নিয়েই আজকে আমাদের আলোচনা।
 |
| একটি প্রফেশনাল ইমেইল |
ই-মেইল লেখার নিয়ম
ই-মেইলের ৪ টি প্রধান অংশ থাকে। ইমেইল লেখার জন্য অবশ্যই এই চারটি বিষয় ধারাবাহিক সাজিয়ে লিখতে হবে।
1. Subject Line:
সাবজেক্ট লাইন ইমেইলের একটি প্রধান অংশ। এটি শুরু হয় মূলত Hello অথবা Dear x/y সম্বোধন করে। তবে আপনি যখন কোন প্রফেশনাল ইমেইল করবেন, তখন লিখবেন Requesting a seminar or meeting / Canceling my products order ইত্যাদি বাক্য দিয়ে। এতে আপনার ইমেইল করার কারণ সম্পর্কে সহজে বুঝে যাবে পাঠক। ফলে ইমেইলের উত্তর সহসাই পেয়ে যাবার সম্ভাবনা থাকে।। সাবজেক্ট লাইন যথাসম্ভব স্পষ্ট এবং নির্ভূল রাখবেন। না হয় পাঠক ইমেইল না পড়ে ডিলেট অথবা স্পাম ইমেইল মনে করবে।
2. Greeting/Saluation:
ফরমাল ইমেইলে Greeting এর স্থানে মূলত যার কাছে ইমেইল পাঠানো হচ্ছে তাঁর নাম অথবা পদবির নাম ব্যবহৃত হয়। নাম জানা থাকলে লিখবেন এইভাবে Dear Professor Azhar। আর পদবির নাম জানলে লিখবেন Dear Director of the committee অথবা Dear Human Resource Manager ইত্যাদি বাক্যে। কিন্তু যদি পাঠকের নাম অথবা পদবী কোনটাই না জানা থাকে, তাহলে লিখবেন To whom it my concern বাক্য ব্যবহার করে।
3. Email Text:
এটি একটি ইমেইলের প্রধান অংশ, যাকে বড়ি বা দেহ বলা হয়। ফরমাল ইমেইলের এই অংশে প্রেরকের ইমেইল করার উদ্দেশ্য বর্ণনা করা থাকে। এটি সাধারণত একটি অথবা দুটি প্যারাগ্রাফে বিভক্ত থাকে। প্রতিটি প্যারাগ্রাফে চার অথবা পাঁচটি বাক্য থাকে। ই-মেইলের এই অংশে যতাসম্ভব গুছিয়ে সংক্ষিপ্ত আকারে মূল কথাগুলো লিখবেন।
দীর্ঘলাইন ব্যবহার করা উচিত না। খুব কম বাক্যে আপনার অভিব্যক্তি প্রকাশ করুন।
ইমেইলের সূচনা বাক্য শুরু হয় প্রেরকের মূলত প্রেরকের পরিচয় দিয়ে। যেমন-
My Name is Azhar Sumon. I am a student of Noakhali Science and Technology University.
My name is Jack, and I am the General Manager of Abul Khair Steel Group, etc.
এরপরে ইমেইল করার মূল কারণ বর্ণনা করবেন। যেমন,
I am very interested in your Lecture. I will be in your country, and I would like to visit your University.
বি:দ্র: ইমেইলের বডি অংশে কখনোই কোন অভিযোগ অথবা দোষারোপ করে কিছু বলা যাবেনা।
4. Closing:
এটি একটি ইমেইলের শেষের অংশ। আপনি কিভাবে একটি ইমেইল শেষ করবেন, সেটিও সমান গুরুত্বপূর্ণ। কারণ আপনার শেষের লেখাটুকু পাঠকের মাথায় থেকে যাবে। তাই এই অংশে অবশ্যই উপযুক্ত বাক্য ব্যবহার করবেন। অধিকাংশ সময় সমাপ্ত অংশে Regards, Best Regards, Sincerely ইত্যাদির যেকোন একটা ব্যবহার হয়ে থাকে। ক্লোজিংয়ে Sincerely বা শুভেচ্ছার পর প্রেরকের নাম, ঠিকানা, ইমেইল, এবং ফোন নাম্বার পর্যায়ক্রমে দিতে হয়।
উদাহরণ,
Sample of a Prefessional Email
Requesting a Lecture
Azhar Sumon. nstu. 01830000003
August 14, 2021
Professor Dibyadyuti
NSTU, Noakhali, Bangladesh
Dear Mr. Dibyadyuti.
My name is Azhar Sumon. I am a student of Noakhali Science and Technology University. I am very interested in your lecture.
So I will be in your class and also visit your university. Thus, I can get more information from you.
Sincerely
Mehedi Hasan
Student of NSTU
Email:demo@gmail.com
Mobile:018300000003
Signature
